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Vantaggi

La digitalizzazione degli archivi cartacei, la gestione elettronica e la conservazione sostitutiva garantiscono alcuni indiscutibili vantaggi che la Pubblica Amministrazione e le Aziende, oggi, non possono pi¨ ignorare.

Facilità e rapidità di consultazione degli archivi con notevole risparmio di tempo

Riduzione volumetrica occupata dai documenti (tutto su cd rom/ DVD o su un server) e riduzione degli spazi dedicati (meno locali da adibire ad archivio).

Risparmio sui costi vivi : toner, cancelleria (carta, cartelle, raccoglitori, ecc.), consumi (fotocopiatrice).

Riduzione dei costi di gestione del personale dedicato alla ricerca dei documenti archiviati e dei locali/archivio

Inaltegrità dei documenti che vengono garantiti dalle alterazioni dovute a al passare degli anni, dagli imprevisti accidentali (incendi e allagamenti), dallo smarrimento, dalla manomissione.

Sicurezza: La possibilità di creare più copie (più cd/dvd, copie di back up) dello stesso archivio garantisce la sicurezza di non poterlo mai perdere.

Possibilità di condivisione dei documenti e consultazione simultanea in tempo reale (non più fotocopie superflue) ed efficienza gestionale.

Riservatezza: l’accesso ai documenti è consentito solo a coloro che sono abilitati.

Portabilità: gli archivi digitali possono essere interamente trasportati in un cd o consultati via web da qualsiasi luogo dotato di una connessione ad internet; i documenti utili possono essere estratti ed inviati via e-mail o fax o salvati su una chiave usb.

Possibilità di verticalizzazione: Protocollo informatico, Workflow, Integrazione con Gestionali, fax, posta elettronica, ecc..