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GESTIONE ELETTRONICA DOCUMENTALE



La finalità generale di un sistema di gestione dei documenti è quella di fornire il necessario supporto  per lo svolgimento efficiente delle attività dell'azienda (o dell'Ente pubblico) rivolte innanzitutto ad agevolare e tutelare il flusso di informazioni in entrata ed in uscita,  garantendone la conservazione e la fruizione.

Grazie al fatto di archiviare l’immagine del documento originale, non si ha più la necessità di riferirsi all’originale cartaceo per eventuali ricerche, in quanto il documento in forma elettronica è disponibile da tutti i posti di lavoro abilitati. Una ricerca anche complessa può essere realizzata in pochi secondi e l’immagine del documento originale viene resa disponibile a chi l’abbia ricercata direttamente a video.

Oltre alla ricerca e consultazione degli archivi cartacei digitalizzati, la gestione elettronica documentale offre preziose funzioni come la possibilità di inserire nuovi documenti, modificare i dati di classificazione, eliminare e/o aggiungere nuove pagine, inserire annotazioni personali, lavorare contemporaneamente sullo stesso documento da più postazioni, protocollare i documenti in entrata ed in uscita, agevolare il work flow, ecc.

Grazie all’uso di Password, è possibile fare in modo che solo chi è autorizzato possa avere accesso  ai documenti e, comunque, con diversi livelli di permessi.
Ogni documento elettronico può essere protocollato e fascicolato; si possono archiviare anche documenti elaborati con altri applicativi Word, Excel, Acrobat, Power Point, ecc..